個人情報保護に関する基本方針

・個人情報保護の方針

株式会社リファレンス（以下、当社という）は、企業としての社会的責務を認識し、｢個人情報保護に関する法律｣および同法に関連する法令等ならびに本基本方針を全社員が遵守することにより、個人情報の適正な取扱いおよび個人情報の保護に努めることを宣言します。

・個人情報の取得

当社は、偽りその他不正な手段をもって個人情報の取得をしません。

・個人情報の利用目的

当社は、3に掲げる目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を取り扱うこととし、この利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱いません。当社は『変更前の利用目的と関連性を有すると』合理的に認められる範囲を超えて個人情報の利用目的を変更しません。

１．事業者の名称・住所・代表者の氏名

株式会社リファレンス

〒812-0013

福岡県福岡市博多区博多駅東一丁目16-14　リファレンス駅東ビル　7F

代表取締役社長　相部光伸

２．個人情報の取得について

当社は、個人情報を取得する際には、その利用目的を明示し、お客様の同意のもと、あらかじめ明示した利用目的の達成に必要な範囲内で、適法かつ公正な手段によって取得いたします。

なお、お客さまとのお電話での応対時において、電話システムに通話録音装置を接続し、業務の運営・管理・サービスの向上、顧客対応における事前指導・今後の応対品質向上のために通話を録音させていただく場合がございます。

３．利用目的

当社はお客様の個人情報（氏名、性別、電話番号、メールアドレス、勤務先等）を、以下の目的に利用いたします。

(1) 当社事業のサービス・商品に関するお客様との契約の履行のため

(2) 当社事業のサービス・商品の継続的なお取引における管理およびこれに伴う各種ご案内の送付・連絡のため

(3) ダイレクトメール・電子メール・電話等による情報提供、各種ご案内等、サービスや商品に関する営業活動を行うため

(4) 顧客動向分析もしくはサービス・商品開発等の調査分析のため

(5) 事故・災害時等の対応（緊急連絡等の連絡を含む）及び安全管理のため

(6) 保険会社（保険代理店を含む）への各種手続きに関わる当社の事務処理のを行うに際し、各種手続きに関わる当社の事務処理という形で利用するため

４．個人情報の管理

当社は、『その取り扱う』個人情報の～滅失、き損、改ざん及び漏えい等を防止するために、不正アクセス対策、コンピュータウイルス対策など適切な情報セキュリティ対策を実行してまいります。当社が講じる安全管理措置については、下記の８に記載されているお問い合わせ窓口までお問い合わせください。

５．個人情報の業務委託先への提供

当社は、利用目的達成に必要な範囲において個人情報の取扱いの全部または一部を『第三者に』委託することがあります。その場合は、その取扱いを委託された個人情報の安全管理が図れるよう、この第三者を、個人情報の取り扱いにつき、十分なセキュリティ基準にあることを確認の上で選定し、契約等を通じて必要かつ適切な監督を行います。

６．保有個人情報の開示請求等

当社は、保有個人情報について、本人より開示、訂正および利用停止等について請求がある場合には、本人であることを確認の後、速やかに対応します。

７．個人情報の第三者への提供

当社は、以下に掲げる場合を除き、『当社が取り扱う』個人情報を第三者に提供しません。

(1) あらかじめ本人の同意を得た場合

(2) 法令に基づく場合

(3) 税務当局・捜査機関・司法機関およびその他の外部機関から照会や調査を受けてこれで、本人の同意を得ることにより業務の遂行に支障が生じる恐れがある場合

(4) 人の生命、身体または財産の保護のため必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(5) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合

(6) その他、関係法令等により許される場合

８．個人情報の取扱いに関する問合せ

当社は保有個人情報について、本人より開示、訂正及び利用停止、問合せ、苦情に関して担当窓口を設置し対応します。

個人情報の取扱いに関する問合せは、下記の窓口までお願いします。

〒812-0013

福岡市博多区博多駅東一丁目16-14　リファレンス駅東ビル　７Ｆ

株式会社リファレンス　貸会議室事業部

電　　話　092-432-0058

受付時間　午前9時30分～午後5時30分

（土曜日、日曜日、祝日、当社夏季休暇および年末年始休暇を除く）

９．本基本方針の見直し、改定

当社は、個人情報の安全管理を適切に行うために必要と思われる場合、予告なしに本方針を見直し、改定することがあります。お客様は、本ウェブサイト上に掲載される最新の本方針の内容を十分にご確認ください。

本基本方針の更新状況　　令和6年10月8日改定

当社ウェブサイトにおいて

・SSL（セキュリティ）について

当ウェブサイト上でお客様から個人情報を送信いただく場合のセキュリティ確保のため、当社ではお客様の個人情報をSSL（Secure Socket Layer）により保護します。お客様がSSLに準拠したブラウザをお使いになることで、お客様の個人情報を自動的に暗号化して送受信します。

・IPアドレスおよびクッキー（Cookie）について

当社は、当ウェブサイトの管理のためにIPアドレスの収集を行っています。

当社が当ウェブサイトサーバー上で収集したIPアドレスは、当ウェブサイトの閲覧状況を把握し、統計・分析するためのみに利用するもので、IPアドレスを個人情報と関連づけして利用または開示することはありません。

また当ウェブサイトには、お客様の閲覧履歴等を把握し、当ウェブサイトを利用する際の利便性を高めるため、一部のページでクッキー（Cookie）という技術を使用しています。クッキーにより、お客さまのコンピュータを識別しますが、お客さまのお名前、ご住所、電話番号、メールアドレス等の個人情報を収集するものではありません。また、お使いのブラウザの設定によって、クッキーの機能を無効にすることができます。

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